Ticari Defterlerin Kaybolması Halinde Zayi Belgesi Nasıl Alınır?
Ticari defterler, şirketlerin mali, hukuki ve kurumsal hafızasını oluşturan en önemli belgelerdir. Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi ticari defterlerin kaybolması, çalınması, yanması veya herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi, şirketler açısından ciddi hukuki sonuçlar doğurabilir.
Peki, ticari defterlerin zayi olması halinde hangi işlemler yapılmalıdır? Zayi belgesi nasıl alınır? İşte izlenmesi gereken hukuki süreç.
Ticari Defterlerin Zayi Olması Ne Anlama Gelir?
Ticari defterlerin;
- Yangın,
- Su baskını,
- Deprem,
- Hırsızlık,
- Sel,
- Elektronik ortamda meydana gelen veri kayıpları,
- Diğer doğal afetler ve mücbir sebepler
nedeniyle kaybolması veya kullanılamaz hale gelmesi, ticari defterlerin zayi olması olarak ifade edilir.
Bu durumda şirketlerin, ileride doğabilecek ispat sorunlarıyla karşılaşmaması için gerekli hukuki işlemleri zamanında yerine getirmeleri gerekir.
Ticari Defterlerin Zayi Olması Halinde Hangi Kanun Uygulanır?
Ticari defterlerin zayi olması halinde uygulanacak temel düzenleme, Türk Ticaret Kanunu’nun 82’nci maddesidir.
Bu maddeye göre, saklamakla yükümlü olunan defterler ve belgeler yangın, su baskını, yer sarsıntısı, hırsızlık veya diğer bir afet nedeniyle kaybolmuşsa, ilgilinin zayi olduğunu öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde Asliye Ticaret Mahkemesine başvurarak zayi belgesi talep etmesi mümkündür.
Ticari Defterler Kaybolursa Ne Yapılmalıdır?
1. Olayın Tespiti Yapılmalıdır
Öncelikle defterlerin gerçekten kaybolduğu veya kullanılamaz hale geldiği belirlenmelidir.
Hırsızlık söz konusu ise kolluk kuvvetlerine başvurulmalı, yangın veya su baskını gibi durumlarda ise ilgili resmi kurumların tutanakları temin edilmelidir.
2. Deliller Toplanmalıdır
Mahkemeye yapılacak başvuruda kullanılmak üzere;
- Polis tutanakları,
- İtfaiye raporları,
- Sigorta ekspertiz raporları,
- Fotoğraflar,
- Tanık beyanları,
- Diğer resmi belgeler
hazırlanmalıdır.
3. Otuz Gün İçinde Asliye Ticaret Mahkemesine Başvurulmalıdır
Türk Ticaret Kanunu uyarınca, zayi olayının öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün içerisinde şirket merkezinin bulunduğu yerdeki Asliye Ticaret Mahkemesine başvurulmalıdır.
Mahkeme tarafından yapılacak inceleme sonucunda şartların oluşması halinde zayi belgesi verilmesine karar verilir.
Zayi Belgesi Nedir?
Zayi belgesi, ticari defterlerin kaybolduğunun veya kullanılamaz hale geldiğinin mahkeme kararıyla tespit edilmesini sağlayan belgedir.
Zayi belgesi sayesinde şirket;
- İspat kolaylığı sağlar,
- Vergi incelemelerinde açıklama yapabilir,
- Bakanlık denetimlerinde hukuki dayanak oluşturabilir,
- Yeni defterler oluşturabilir,
- Gelecekte doğabilecek uyuşmazlıklarda hak kaybı riskini azaltabilir.
Hangi Ticari Defterler İçin Zayi Belgesi Alınabilir?
Zayi belgesi;
- Yevmiye defteri,
- Defteri kebir,
- Envanter defteri,
- Pay defteri,
- Yönetim kurulu karar defteri,
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri,
- Diğer kanuni defterler
için talep edilebilir.
Zayi Belgesi Alındıktan Sonra Ne Yapılır?
Mahkeme kararı sonrasında;
- Yeni ticari defterler açtırılır,
- Mevcut kayıtlar diğer belgeler yardımıyla yeniden oluşturulur,
- Muhasebe kayıtları yeniden düzenlenir,
- Pay sahipliği ve karar kayıtları yeniden işlenir,
- Eksik belgeler tamamlanır.
Bu aşamada uzman desteği alınması, ileride doğabilecek hukuki risklerin önlenmesi açısından önemlidir.
Zayi Belgesi Alınmazsa Ne Olur?
Zayi belgesi alınmaması halinde;
- İspat sorunları yaşanabilir,
- Vergi incelemelerinde güçlüklerle karşılaşılabilir,
- Ortaklık uyuşmazlıkları ortaya çıkabilir,
- Bakanlık denetimlerinde olumsuz tespitler yapılabilir,
- Yönetim organlarının sorumluluğu gündeme gelebilir.
Bu nedenle ticari defterlerin zayi olması halinde sürecin geciktirilmeden başlatılması önem taşımaktadır.
Sık Sorulan Sorular
Ticari defterler kaybolursa ne yapılmalıdır?
Defterlerin kaybolduğu tespit edilmeli, gerekli deliller toplanmalı ve otuz gün içerisinde Asliye Ticaret Mahkemesine başvurularak zayi belgesi talep edilmelidir.
Zayi belgesi almak zorunlu mudur?
Kanunda açık bir zorunluluk bulunmamakla birlikte, hak kayıplarının önlenmesi ve ispat kolaylığı sağlanması açısından büyük önem taşımaktadır.
Pay defteri için de zayi belgesi alınabilir mi?
Evet. Pay defteri de Türk Ticaret Kanunu kapsamında korunan ticari defterler arasında yer almaktadır.
Zayi belgesi alındıktan sonra yeni defter oluşturulabilir mi?
Evet. Mahkeme kararı sonrasında yeni defterler açılarak mevcut kayıtlar yeniden oluşturulabilir.
Altaş Kurumsal Danışmanlık’tan Zayi Belgesi Danışmanlığı
Altaş Kurumsal Danışmanlık olarak;
- Ticari defterlerin zayi olması süreçleri,
- Zayi belgesi başvuruları,
- Yeni defterlerin oluşturulması,
- Pay defteri ve karar defteri kayıtlarının yeniden yapılandırılması,
- Şirketler Hukuku ve ticari defter danışmanlığı
alanlarında profesyonel destek sunmaktayız.
Ticari defterlerinizin kaybolması halinde hukuki sürecin doğru şekilde yürütülmesi ve olası hak kayıplarının önlenmesi için bizimle iletişime geçebilirsiniz.