Tacirler Tarafından Tutulacak Defterler, Defter Tutma Kuralları, Açılış ve Kapanış Onayları
Defter tutma yükümlülüğü nedir? 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulacak ticari defter, açılış ve kapanış onayları, defterlerin ve belgelerin saklanması ile kayıt düzeni hakkında merak ettiğiniz soruların cevapları bu yazımızda.
1.Tacirler ve Ticari Defterler
Her tacir, ticari defterleri tutmak ve bu defterlerde ticari işlemlerini, işletmesinin mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve faaliyet dönemlerindeki sonuçları açık şekilde göstermek zorundadır.
Ticari defterler:
- İşletmenin faaliyetlerini ve finansal durumunu ortaya koymalıdır.
- Üçüncü kişi uzmanların incelemesi halinde işletmenin durumu hakkında fikir verecek şekilde tutulmalıdır.
- İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilir olmalıdır.
2.Tacirin Belgeleri Saklama Yükümlülüğü
Tacir, işletmesi ile ilgili olarak gönderilmiş her türlü belgenin bir kopyasını saklamakla yükümlüdür.
Bu belgeler şu şekillerde saklanabilir:
- Fotokopi
- Karbonlu kopya
- Mikrofiş
- Bilgisayar kaydı
- Benzer kayıt yöntemleri
Belgeler yazılı, görsel veya elektronik ortamda muhafaza edilebilir.
3.Ticari Defterlerin Açılış ve Kapanış Onayları
Fiziki ortamda tutulan bazı ticari defterlerin noter onayı zorunludur.
3.1.Açılış Onayı
3.1.1.Her Yıl Açılış Onayı Yaptırılması Gereken Defterler
Aşağıdaki defterlerin açılış onayı:
- Kuruluş sırasında
- Kullanılmaya başlanmadan önce
noter tarafından yapılır.
Bu defterler şunlardır:
- Yevmiye defteri
- Defteri kebir
- Envanter defteri
- Kanunda belirtilen diğer ticari defterler
Sonraki faaliyet dönemlerinde açılış onayları defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır.
3.1.2Her Yıl Açılış Onayı Yaptırmadan Kullanılabilecek Defterler
Aşağıdaki defterler, yeterli sayfaları bulunmak şartıyla sonraki faaliyet dönemlerinde yeniden açılış onayı yaptırılmadan kullanılabilir:
- Pay defteri
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
3.2.Kapanış Onayı
Bazı defterler için kapanış onayı zorunludur.
- Yevmiye defteri: İzleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar
- Yönetim kurulu karar defteri: İzleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar
noter tarafından yapılır.
4.Ticari Defterlerin Ticaret Sicilinde Onaylanması
Anonim ve limited şirketlerin ticaret siciline tescili sırasında ticari defterlerin açılış onayları ticaret sicili müdürlükleri tarafından yapılabilir.
Ayrıca ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması durumunda:
- Açılış onayı
- Yevmiye defteri kapanış onayı
- Yönetim kurulu karar defteri kapanış onayı
için noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmaz.
5.Ticari Defterler Nelerdir?
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre aşağıdaki defterler ticari defter kapsamında kabul edilir:
- Pay defteri
- Yönetim kurulu karar defteri
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Bu defterler işletmenin muhasebesiyle doğrudan ilgili olmasa da ticari defter sayılır.
Ticaret Bakanlığı, bu defterlerin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu hale getirebilir.
6.Vergi Usul Kanunu ile İlişki
Gerçek ve tüzel kişiler:
- Vergi Usul Kanunu’nun defter hükümlerine
- Kayıt zamanı ve düzenine ilişkin düzenlemelere
uymak zorundadır.
Ancak ticari defterlere ilişkin hükümler:
- Vergi matrahının tespit edilmesine
- Vergi kanunlarına uygun mali tablolar hazırlanmasına
engel oluşturmaz.
7.Ticari Defterler Nasıl Tutulmalıdır?
Ticari defterlerin tutulmasına ilişkin temel kurallar şunlardır:
7.1. Defterler Türkçe Tutulmalıdır!
Defterler Türkçe tutulur. Kısaltma veya sembol kullanılması halinde anlamlarının açıkça belirtilmesi gerekir.
7.2. Kayıtlar Düzenli ve Zamanında Yapılmalıdır!
Defterlere yapılan yazımlar:
- Eksiksiz
- Doğru
- Zamanında
- Düzenli
olmalıdır.
7.3. Kayıtlar Değiştirilemez!
Defterlerdeki bir kayıt:
- Önceki içeriği anlaşılmayacak şekilde silinemez veya çizilemez.
- Sonradan yapıldığı anlaşılmayan değişiklikler yapılamaz.
8.Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması
Ticari defterler yalnızca fiziki ortamda değil elektronik ortamda da tutulabilir.
Elektronik ortamda tutulması halinde:
- Bilgilere saklama süresi boyunca erişilebilmesi
- Kayıtların her zaman kolaylıkla okunabilmesi
zorunludur.
Elektronik ortamda tutulan defterlerde de kayıt düzenine ilişkin kurallar uygulanır.
Sonuç
Ticari defterlere ilişkin yükümlülükler, tacirlerin işletme faaliyetlerini ve mali durumlarını şeffaf şekilde ortaya koymalarını sağlayan temel bir yükümlülüktür.
Bu kapsamda tacirler:
- Ticari defterleri doğru ve düzenli tutmak,
- İşletmeye ilişkin belgeleri saklamak,
- Defterlerin açılış ve kapanış onaylarını yaptırmak,
- Kayıtları eksiksiz ve zamanında yapmak
zorundadır.
Defter tutma yükümlülüğü hakkında daha detaylı bilgi edinmek için diğer blog yazılarımıza bakabilir veya Türkiye’nin ilk ve tek Şirketler Hukuku ile Organize Sanayi Bölgeleri Hukuku Bilgi Sistemi olan Tacirsoft Hukuk Bilgi Sistemi’ni de yakından inceleyebilir ve üye olabilirsiniz. Ayrıca, dilerseniz Kurucumuz Dr. Soner Altaş’ın eserlerine göz atabilirsiniz. Hizmetlerimizden yararlanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz. 25 yılı aşan uzmanlık, bilgi birikimi ve tecrübemiz ile yanınızdayız.
