Ticari Belgeler En Az Kaç Yıl Saklanmalıdır?
Ticari evrak saklama süresi ne kadardır? Ticari belgelerin ne kadar süreyle saklanması gerektiği, işletmeler açısından hem vergi mevzuatı hem de Türk Ticaret Kanunu bakımından önem taşır. Vergi Usul Kanunu’na göre defter ve belgeler genel olarak 5 yıl muhafaza edilmelidir. Türk Ticaret Kanunu’na göre ise tacirlerin ticari defterleri, finansal tabloları, yıllık faaliyet raporları, ticari yazışmaları ve ticari defter kayıtlarının dayanağını oluşturan belgeleri 10 yıl saklaması gerekir.
Bu nedenle özellikle anonim şirket, limited şirket ve diğer tacirler açısından yalnızca vergi mevzuatındaki 5 yıllık süre dikkate alınmamalıdır. TTK kapsamındaki belgeler bakımından 10 yıllık saklama süresine uyulması gerekir.
Ticari Belgeler Kaç Yıl Saklanmalıdır?
Ticari defter ve belgeler bakımından iki farklı kanunda farklı süreler bulunmaktadır.
| Mevzuat | Genel saklama süresi |
|---|
| Vergi Usul Kanunu | 5 yıl |
| Türk Ticaret Kanunu | 10 yıl |
Vergi Usul Kanunu bakımından defter tutmak zorunda olanlar, tuttukları defterleri ve VUK’ta belirtilen belgeleri ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle muhafaza etmek zorundadır. Gelir İdaresi Başkanlığı da güncel bilgilendirmesinde bu 5 yıllık muhafaza ve ibraz yükümlülüğünü açıkça belirtmektedir. Buna karşılık TTK m. 82 kapsamında tacirler bakımından saklama süresi 10 yıldır.
Neden 10 Yıl Saklamak Gerekir?
Bir şirket açısından yalnızca vergi mevzuatındaki saklama süresinin dikkate alınması yeterli değildir. Türk Ticaret Kanunu, tacirin ticari defterleri ve bunların dayanağını oluşturan belgeleri daha uzun süreyle muhafaza etmesini öngörmektedir.
Bu nedenle bir belgenin vergi bakımından 5 yıllık saklama süresi dolmuş olsa bile, TTK kapsamında 10 yıllık süre henüz dolmamışsa belgenin saklanmaya devam edilmesi gerekir.
Başka bir ifadeyle:
- Vergi mevzuatında 5 yıl, ticaret hukuku bakımından 10 yıl.
- Tacirler açısından güvenli uygulama, TTK kapsamındaki belgelerin 10 yıl boyunca saklanmasıdır.
Türk Ticaret Kanunu’na Göre Hangi Belgeler 10 Yıl Saklanmalıdır?
TTK m. 82’ye göre tacirler belirli defter ve belgeleri sınıflandırılmış şekilde 10 yıl boyunca saklamak zorundadır. Bunların başlıcaları şunlardır:
- Ticari defterler,
- Envanterler,
- Açılış bilançoları,
- Ara bilançolar,
- Finansal tablolar,
- Yıllık faaliyet raporları,
- Topluluk finansal tabloları ve yıllık faaliyet raporları,
- Çalışma talimatları ve diğer organizasyon belgeleri,
- Alınan ticari mektuplar,
- Gönderilen ticari mektupların suretleri,
- Ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler.
TTK m. 82’de sayılan bu belgelerin tamamı bakımından 10 yıllık saklama yükümlülüğü bulunmaktadır.
Ticari Mektup Nedir?
TTK bakımından ticari mektup kavramı yalnızca klasik anlamda mektubu ifade etmez. Kanuna göre ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin bütün yazışmalardır. Dolayısıyla şirketlerin ticari faaliyetleriyle ilgili yazışmaların da arşivlenmesi gerekir. Örneğin;
- Ticari teklif yazışmaları,
- Sipariş yazışmaları,
- Sözleşmeye ilişkin yazışmalar,
- Teslimat yazışmaları,
- Cari hesap mutabakatları,
- Ticari uyuşmazlıklara ilişkin yazışmalar,
- İşlemle ilgili elektronik yazışmalar
işlemin niteliğine göre ticari yazışma kapsamında değerlendirilebilir. Bu nedenle şirketlerin yalnızca faturaları ve muhasebe belgelerini saklaması yeterli görülmemelidir.
E-Postalar da 10 Yıl Saklanmalı mı?
Ticari bir işle ilgili elektronik yazışmaların da saklanması gerekebilir. TTK m. 82 ticari mektupları “bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalar” olarak tanımladığı için, elektronik ortamda yapılan ticari yazışmaların da arşivlenmesi önemlidir. Özellikle sözleşme müzakereleri, siparişler, teslimatlar, fiyat anlaşmaları ve ticari uyuşmazlıklara ilişkin e-postaların şirket arşivinde tutulması isabetlidir. Ancak yalnızca her e-postanın otomatik olarak 10 yıl boyunca saklanması gerektiği şeklinde genel bir sonuç çıkarılmamalıdır. Saklama yükümlülüğü, yazışmanın ticari işle ilgili olup olmadığına göre değerlendirilmelidir.
Ticari Belgelerin Saklama Süresi Ne Zaman Başlar?
TTK m. 82/6’ya göre 10 yıllık süre, belgenin niteliğine göre ilgili olayın gerçekleştiği takvim yılının sonunda başlar. Örneğin 2026 yılında düzenlenen ve TTK kapsamında saklanması gereken bir ticari belge bakımından süre kural olarak 31 Aralık 2026’nın sona ermesiyle işlemeye başlar. Bu durumda 10 yıllık sürenin hesabında 2027 yılı başlangıç noktası olarak dikkate alınır. Dolayısıyla “belgenin düzenlendiği tarihten itibaren tam 10 yıl” şeklinde hesap yapmak her durumda doğru değildir.
2026 Yılında Düzenlenen Bir Ticari Belge Ne Zamana Kadar Saklanır?
Örneğin bir ticari belge 2026 yılında oluşturulmuşsa ve TTK m. 82 kapsamında 10 yıl saklanması gerekiyorsa, saklama süresi ilgili takvim yılının sona ermesinden sonra başlar. Bu nedenle belge bakımından 10 yıllık saklama süresinin hesabında 2026 yılının sonu esas alınır.
Uygulamada şirketlerin arşiv sistemlerini yıl bazında oluşturması bu nedenle daha sağlıklıdır. Örneğin: “2026 Ticari Belgeler Arşivi” şeklinde oluşturulan bir dosya veya elektronik arşiv, saklama süresinin takip edilmesini kolaylaştırır.
Faturalar Kaç Yıl Saklanmalıdır?
Faturalar bakımından hem vergi mevzuatı hem de ticaret hukuku açısından saklama yükümlülükleri bulunmaktadır. Vergi Usul Kanunu bakımından ilgili belgeler genel olarak 5 yıl muhafaza edilir.
Ancak fatura aynı zamanda ticari defter kayıtlarının dayanağını oluşturuyorsa TTK m. 82 kapsamında 10 yıllık ticari saklama süresinin dikkate alınması gerekir. Bu nedenle şirketler açısından faturaların 10 yıl saklanması daha güvenli uygulamadır.
E-Faturalar Kaç Yıl Saklanmalıdır?
E-faturalar da fiziksel faturalar gibi saklama yükümlülüğüne tabidir. Belgenin elektronik ortamda düzenlenmiş olması saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Gelir İdaresi Başkanlığı, elektronik ortamda tutulan defterlerin ayrıca kağıt ortamında saklanmasının gerekmediğini belirtmektedir. Elektronik kayıtların ilgili süre boyunca erişilebilir ve kullanılabilir olması önemlidir.
TTK bakımından da belgelerin veri taşıyıcıları üzerinde saklanabilmesine izin verilmiştir. Ancak kayıtların saklama süresi boyunca erişilebilir olması ve gerektiğinde uygun bir süre içinde okunabilir hâle getirilebilmesi gerekir.
E-Arşiv Faturalar Kaç Yıl Saklanmalıdır?
E-arşiv faturalar bakımından da belgenin niteliğine göre vergi ve ticaret hukuku saklama yükümlülükleri dikkate alınmalıdır. Şirket açısından ticari defter kayıtlarının dayanağını oluşturan belgelerin TTK kapsamında 10 yıl saklanması gerektiğinden, e-arşiv faturaların da şirket arşivinde 10 yıllık süreyi karşılayacak şekilde muhafaza edilmesi güvenli yaklaşımdır. Elektronik arşiv sisteminin;
- Belgelerin kaybolmasını önlemesi,
- Belge bütünlüğünü koruması,
- Kolay erişim sağlaması,
- Okunabilirliği sürdürmesi,
- Yedekleme imkânı sunması
önemlidir.
Sözleşmeler Kaç Yıl Saklanmalıdır?
Tüm sözleşmeler için tek bir kanuni saklama süresi bulunduğu söylenemez. Ancak şirketin ticari faaliyetleriyle ilgili sözleşmeler ve bunlara ilişkin belgeler, ticari defter kayıtlarının dayanağını oluşturuyorsa TTK m. 82 kapsamında değerlendirilerek 10 yıllık saklama süresine tabi olabilir. Bunun yanında bazı sözleşmeler açısından;
- Zamanaşımı süreleri,
- Vergisel yükümlülükler,
- İş hukuku düzenlemeleri,
- Özel mevzuat,
- Dava veya uyuşmazlık süreçleri
nedeniyle daha uzun süreli saklama ihtiyacı doğabilir. Bu nedenle şirketlerin sözleşmeleri yalnızca “10 yıl doldu” gerekçesiyle otomatik olarak imha etmemesi gerekir.
Ticari Defterler Kaç Yıl Saklanmalıdır?
Ticari defterler bakımından TTK m. 82 uyarınca 10 yıllık saklama süresi bulunmaktadır. Anonim şirketlerde başlıca;
gibi kanuni defterler önem taşır. Limited şirketlerde ise şirketin tuttuğu kanuni defterler bakımından aynı şekilde saklama yükümlülüğü dikkate alınmalıdır. 2026 yılında elektronik ticari defter uygulamasının yaygınlaşması, saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmamaktadır. Elektronik kayıtların da ilgili süre boyunca korunması ve erişilebilir olması gerekir.
Genel Kurul Belgeleri Kaç Yıl Saklanmalıdır?
Genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile genel kurul işlemlerine ilişkin belgeler şirketin ticari kayıt düzeninin önemli parçalarıdır. Bu belgelerin saklama yükümlülüğü yalnızca toplantı tarihinden itibaren basit bir süre hesabından ibaret değildir. Şirketin kanuni defter ve belgelerinin TTK m. 82 kapsamında saklanması gerekir. Özellikle;
- Genel kurul toplantı tutanakları,
- Hazır bulunanlar listeleri,
- Gündem,
- Çağrı belgeleri,
- Toplantıya ilişkin diğer belgeler
şirketin kurumsal arşivinde düzenli şekilde muhafaza edilmelidir.
Yönetim Kurulu Kararları Kaç Yıl Saklanmalıdır?
Anonim şirketlerde yönetim kurulu kararları şirketin temel kurumsal belgeleri arasındadır. Yönetim kurulu kararlarının tutulduğu defter ve bunlara ilişkin kayıtların TTK kapsamındaki saklama yükümlülüğü çerçevesinde korunması gerekir. Özellikle;
- Sermaye artırımı,
- Pay devri,
- Yönetim kurulu üyelerinin seçimi veya görev değişiklikleri,
- Temsil ve ilzam yetkileri,
- Önemli ticari işlemler,
- Bankacılık ve finansman işlemleri
gibi konulara ilişkin kararların ileride hukuki ve ticari açıdan delil niteliği taşıyabileceği unutulmamalıdır.
Ticari Belgeler Elektronik Ortamda Saklanabilir mi?
Evet. TTK m. 82, kanunda belirtilen bazı defter ve belgelerin görüntü veya veri taşıyıcıları üzerinde saklanmasına izin vermektedir. Ancak elektronik ortamda saklanan belgelerin;
- İçerik bakımından aslıyla örtüşmesi,
- Saklama süresi boyunca erişilebilir olması,
- Uygun bir süre içinde okunabilir hâle getirilebilmesi
gerekir. Bu nedenle yalnızca belgeyi PDF olarak bilgisayara indirmek yeterli olmayabilir. Şirketin elektronik arşiv sisteminin uzun vadeli erişim ve bütünlük koşullarını karşılaması gerekir.
Ticari Belgelerin Yedeklenmesi Gerekir mi?
Kanunda her belge bakımından “iki ayrı yedek” şeklinde genel bir sayı öngörülmemektedir. Ancak ticari belgelerin uzun süre saklanması gerektiğinden elektronik arşivlerde yedekleme sistemi oluşturulması son derece önemlidir. Özellikle;
- Bulut arşiv,
- Şirket sunucusu,
- Harici yedekleme,
- Güvenli veri depolama sistemleri
gibi yöntemlerin birlikte kullanılması veri kaybı riskini azaltabilir. Elektronik belgelerin yalnızca tek bir bilgisayarda tutulması, 10 yıllık saklama yükümlülüğü açısından ciddi operasyonel risk yaratır.
Ticari Belgeler Kaybolursa Ne Yapılmalıdır?
Tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgeler yangın, su baskını, deprem gibi afetler veya hırsızlık nedeniyle kanuni saklama süresi içinde zayi olursa TTK m. 82/7 kapsamında zayi belgesi talep edilebilir. Başvuru, zıyaın öğrenildiği tarihten itibaren 15 gün içinde yapılmalıdır. Dava, ticari işletmenin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemede hasımsız olarak açılır. Bu nedenle şirketin belgelerinin kaybolması hâlinde “nasıl olsa belgeler elimizde yok” denilerek beklenmemelidir.
Özellikle yangın, deprem, sel veya hırsızlık gibi olaylarda;
- Olayın belgelenmesi,
- Kayıp belgelerin belirlenmesi,
- Zayi tarihinin tespit edilmesi,
- 15 günlük sürenin takip edilmesi,
- Gerekli mahkeme başvurusunun yapılması
önemlidir.
Şirket Faaliyetini Sona Erdirirse Belgeler Ne Olur?
Şirketin sona ermesi, ticari defter ve belgelerin hemen imha edilebileceği anlamına gelmez. TTK m. 82/8’e göre gerçek kişi tacirin ölümü hâlinde mirasçıları, ticareti terk etmesi hâlinde kendisi saklama yükümlülüğünü devam ettirir. Tüzel kişinin sona ermesi hâlinde ise kanunda öngörülen şekilde defter ve belgelerin saklanması gerekir. Dolayısıyla tasfiye veya terkin işlemi tamamlandığında şirket arşivinin tamamen ortadan kaldırılması doğru değildir.
Kooperatifler Ticari Belgeleri Kaç Yıl Saklamalıdır?
Kooperatifler de ticaret şirketi niteliğinde olduğundan ticari defter ve belgelerin saklanması bakımından TTK hükümleri önem taşır. Ticaret Bakanlığının güncel kooperatifçilik bilgilendirmesinde de kooperatiflerin ticari defterlerini, envanterlerini, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını ve kayıtların dayandığı belgeleri 10 yıl saklamak zorunda olduğu belirtilmektedir. Bu nedenle kooperatiflerde de yalnızca vergi mevzuatındaki 5 yıllık süre dikkate alınmamalıdır.
Ticari Belgeleri 5 Yıl Sonra İmha Etmek Doğru mu?
Genel olarak hayır. Vergi Usul Kanunu bakımından 5 yıllık süre dolmuş olabilir. Ancak aynı belgenin TTK m. 82 kapsamında 10 yıllık saklama yükümlülüğüne tabi olması mümkündür. Bu nedenle özellikle şirketlerin;
“Vergi açısından 5 yıl geçti, artık belgeyi imha edebiliriz.”
şeklinde hareket etmesi doğru değildir. Belgenin TTK, vergi mevzuatı ve varsa özel mevzuat bakımından saklama süresi ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
Ticari Belgelerin Saklanmamasının Sonuçları Nelerdir?
Belgelerin kanuni süre boyunca saklanmaması çeşitli riskler doğurabilir. Bunlar arasında;
- Vergi incelemelerinde belge ibraz sorunları,
- Ticari uyuşmazlıklarda ispat güçlüğü,
- Şirket kayıtlarının doğrulanamaması,
- Defter ve belgelerin delil değerinin etkilenmesi,
- TTK kapsamında yaptırım riskleri,
- Yönetim organının sorumluluğunun gündeme gelmesi
sayılabilir. Özellikle şirketin önemli ticari işlemlerine ilişkin belgelerin kaybedilmesi, yıllar sonra ortaya çıkabilecek uyuşmazlıklarda ciddi ispat sorunlarına yol açabilir.
Ticari Belgelerin Saklanması İçin Şirketler Nasıl Bir Sistem Kurmalı?
Pratik olarak şirketlerde belge saklama sistemi şu şekilde kurulabilir:
1. Belge sınıflandırması yapılmalı
Faturalar, sözleşmeler, ticari yazışmalar, banka belgeleri, genel kurul belgeleri ve yönetim kurulu kararları ayrı kategorilerde tutulmalıdır.
2. Saklama süresi belirlenmeli
Her belge için yalnızca VUK değil, TTK ve varsa özel mevzuat dikkate alınmalıdır.
3. Yıl bazında arşiv oluşturulmalı
Belgelerin hangi yılın faaliyetlerine ait olduğu kolayca belirlenebilmelidir.
4. Elektronik arşiv kurulmalı
Belgeler okunabilir, erişilebilir ve güvenli elektronik ortamda tutulmalıdır.
5. Yedekleme yapılmalı
Elektronik belgelerin tek bir cihazda tutulmasından kaçınılmalıdır.
6. İmha prosedürü oluşturulmalı
Saklama süresi dolmadan hiçbir ticari belge imha edilmemelidir.
7. Zayi durumuna karşı prosedür hazırlanmalı
Yangın, deprem, sel veya hırsızlık hâlinde 15 günlük zayi belgesi süresi kaçırılmamalıdır.
Ticari Belge Saklama Kontrol Listesi
Şirketler açısından aşağıdaki kontrol listesi uygulanabilir:
☐ TTK kapsamındaki belgeler belirlenmiş mi?
☐ Belgelerin 10 yıllık saklama süresi takip ediliyor mu?
☐ VUK kapsamındaki 5 yıllık süre ayrıca takip ediliyor mu?
☐ Ticari yazışmalar arşivleniyor mu?
☐ E-postalar ve elektronik ticari yazışmalar uygun şekilde korunuyor mu?
☐ Faturalar ve muhasebe belgeleri arşivleniyor mu?
☐ Genel kurul ve yönetim kurulu belgeleri korunuyor mu?
☐ Elektronik belgelerin okunabilirliği garanti ediliyor mu?
☐ Yedekleme sistemi bulunuyor mu?
☐ Şirket sona erdiğinde arşivin nasıl korunacağı belirlenmiş mi?
☐ Zayi hâlinde 15 günlük başvuru süresi konusunda prosedür oluşturulmuş mu?
Sık Sorulan Sorular
Ticari belgeler kaç yıl saklanmalıdır?
Vergi Usul Kanunu bakımından genel saklama süresi 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu bakımından ise ticari defter ve belgeler için 10 yıldır. Tacirler açısından TTK kapsamındaki belgelerin 10 yıl saklanması gerekir.
Faturalar kaç yıl saklanmalıdır?
Faturalar vergi mevzuatı bakımından genel olarak 5 yıl saklanmalıdır. Ancak ticari defter kayıtlarının dayanağını oluşturan faturalar bakımından TTK’nın 10 yıllık saklama süresi de dikkate alınmalıdır. Bu nedenle şirketlerin faturaları 10 yıl saklaması güvenli uygulamadır.
Ticari belgeler elektronik ortamda saklanabilir mi?
Evet. TTK, belirli defter ve belgelerin görüntü veya veri taşıyıcıları üzerinde saklanmasına izin vermektedir. Ancak belgelerin saklama süresi boyunca erişilebilir ve gerektiğinde okunabilir olması gerekir.
Ticari belgeler 5 yıl sonra imha edilebilir mi?
Her zaman hayır. Vergi Usul Kanunu bakımından 5 yıllık süre dolmuş olsa bile TTK kapsamında 10 yıllık saklama süresi devam ediyor olabilir. Bu nedenle 5 yılın dolması tek başına imha için yeterli değildir.
Ticari belgeler kaybolursa ne yapılmalıdır?
TTK m. 82/7 kapsamındaki şartlar gerçekleşmişse zayi belgesi talep edilebilir. Başvurunun zıyaın öğrenildiği tarihten itibaren 15 gün içinde yapılması gerekir.
Özetle ;
Ticari belgelerin saklanması konusunda şirketlerin en sık yaptığı hata, yalnızca Vergi Usul Kanunu’ndaki 5 yıllık süreyi dikkate almaktır. Oysa Türk Ticaret Kanunu tacirlere ticari defterleri, finansal tabloları, yıllık faaliyet raporlarını, ticari yazışmaları ve ticari defter kayıtlarının dayanağını oluşturan belgeleri 10 yıl boyunca saklama yükümlülüğü getirmektedir. Bu nedenle anonim şirketler, limited şirketler, kooperatifler ve diğer tacirler bakımından temel uygulama:
- Vergi mevzuatı: 5 yıl
- Türk Ticaret Kanunu: 10 yıl
şeklinde özetlenebilir. Özellikle ticari defter kayıtlarının dayanağını oluşturan faturalar, sözleşmeler, ticari yazışmalar ve diğer belgeler bakımından 10 yıllık TTK süresinin göz ardı edilmemesi gerekir. Belgelerin elektronik ortamda saklanması mümkündür; ancak elektronik arşivin güvenli, erişilebilir ve okunabilir olması gerekir. Ayrıca yangın, deprem, sel veya hırsızlık nedeniyle belgelerin zayi olması hâlinde TTK m. 82/7 kapsamında 15 günlük zayi belgesi başvuru süresi bulunduğu unutulmamalıdır. Bu nedenle şirketlerin yalnızca muhasebe arşivini değil, ticari yazışmalarını, sözleşmelerini, kurumsal kararlarını ve diğer ticari belgelerini de kapsayan sistemli bir arşiv politikası oluşturması önem taşımaktadır.
