Kaybolan Ticari Defterler ve Belgeler İçin Zayi Belgesi Alınması
Defterlerin kaybolması halinde ne yapılır? Nereye başvurulur? Zayi belgesi nedir? Nereden alınır? Zayi belgesinde nelere dikkat edilir? Bu soruların cevaplarını yazımızda bulabilirsiniz.
Dilerseniz, hemen cevaplayalım. Ticari defter ve belgelerin kaybolması, yani ziyaı halinde zayi belgesi alınmalıdır. Aksi takdirde, tacir, ibraz yükümünden kaçınmış olur ve yüksek miktarda para cezaları gündeme gelir.
Türk Ticaret Kanunu’na göre, tüm tacirler, gerçek veya tüzel kişi olsun, ticari defterlerini düzenlemek ve bu defterlerin yasal dayanağı olan belgeleri on yıl süreyle saklamakla yükümlüdürler. Bu zorunluluk, ticari faaliyetlerin doğru ve güvenilir bir şekilde belgelenmesi ve vergi mevzuatına uygun olarak hesaplanması amacıyla getirilmiştir.
Zayi Belgesi
Ancak, yaşanan doğal afetler veya diğer olağanüstü durumlar nedeniyle ticari defterlerin ziya uğraması, kullanılamaz hale gelmesi mümkündür. Bu durumda, tacirlerin zararlarını belgelemeleri ve vergi yükümlülüklerini yerine getirebilmeleri için önemli bir adım olarak “zayi belgesi” alma imkanı sağlanmıştır. Örneğin, son dönemde Anadolu’nun muhtelif şehirlerinde yaşanan yaşanan sel felaketi gibi olaylar, işletmelerin defterlerini etkileyebilir ve bu tür durumlarla karşılaşan tacirlerin zayi belgesi talep etmeleri gerekebilir.
Zayi Belgesi Davası Açma Süresi
Zayi belgesi, Türk Ticaret Kanunu’na göre, defter ve belgelerin kaybolduğunu veya kullanılamaz hale geldiğini öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün içinde talep edilmelidir. Bu süre, kesin ve hak düşürücü nitelikte olup, tatil günleri de dahil edilir.
Unutmayın, bu süre, felaketin meydana geldiği tarihten değil, defterlerin ziyaının öğrenildiği tarihten itibaren başlar. Bu nedenle, iş yerinde hasar tespit çalışmaları veya sigorta incelemeleri sırasında bu bilginin elde edilmesi önemlidir.
Kimler Zayi Belgesi Talebinde Bulunabilir?
Kanun, zayi belgesi talebini sadece tacirlere tanımıştır. Tacir sıfatını haiz olmayan kişiler bu hakka sahip değildirler.
Zayi Belgesi Hangi Mahkemeden İstenir?
Zayi belgesi talebi, ticari işletmenin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesine yapılmalıdır.
Zayi Belgesi Hangi Defterler İçin istenebilir?
Zayi belgesi, sadece yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar defteri (yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul karar defteri) gibi kanunen tutulması ve saklanması zorunlu olan defterler için istenebilir.
Zayi Belgesi Verilmesinde Nelere Dikkat Edilir?
Zayi belgesi talep edilen defterlerin kullanılmış veya kullanılmaya başlanmış olması gerekmektedir; henüz kullanılmamış boş defterler için belge verilmez. Mahkemeler, talepleri değerlendirirken defterlerin açılış ve kapanış tasdiklerine de dikkat ederler. Kaybolan defterlerin işletme faaliyetiyle bağdaşmayan bir yerde saklanmış olması, talebin reddedilmesine neden olabilir.
Zayi belgesi talebinde bulunurken dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da, belgenin işletmenin gerçek durumunu yansıtması ve ilgili mevzuata uygun olarak düzenlenmiş olmasıdır. Belge talebi, işletmenin vergi ve ticaret mevzuatına uygun olarak işlem yapabilmesi için önemli bir adımdır ve doğru şekilde yerine getirilmesi gerekmektedir.
Sonuç olarak, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu çerçevesinde, tacirlerin ticari defterlerini saklama yükümlülüğü ve bu defterlerin ziyaı durumunda zayi belgesi alma hakkı düzenlenmiştir. Tacirlerin bu haklarını kullanırken ilgili süre ve şartlara dikkat etmeleri, vergi ve ticari işlemlerini doğru şekilde yerine getirebilmeleri açısından önem arz etmektedir.
Defterlerin kaybolması halinde ne yapılır konusu hakkında daha detaylı bilgi almak ve hizmetlerimizden yararlanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz. 25 yılı aşan uzmanlık, bilgi birikimi ve tecrübemiz ile yanınızdayız. Ayrıca, dilerseniz Kurucumuz Dr. Soner Altaş‘ın Ticaret Hukuku alanındaki eserlerine göz atabilir veya Türkiye’nin ilk ve tek Şirketler Hukuku ile Organize Sanayi Bölgeleri Hukuku Bilgi Sistemi olan Tacirsoft Hukuk Bilgi Sistemi’ni yakından inceleyebilirsiniz.
